西安交通大学IBM俱乐部章程
总 则
西安交通大学IBM学生技术俱乐部（英文名IBM Students Technology Club of Xi’an Jiaotong University），是由IBM公司(中国)和西安交通大学研究生会、西安交通大学IBM技术中心联合发起的、非盈利性、面向全校学生的技术组织。俱乐部以平等、开放、拓新、奉献为理念，专注学术，技术与文化，以技术发展为核心，文化发展相结合，旨在发动对计算机技术、文化有兴趣的同学，进行学术与技术的交流、培训、竞赛等活动，促进大学生之间的学术与技术的交流，提高科研能力；旨在广大学生可以学习到IBM先进的企业文化与管理，加强俱乐部及其会员的自身建设；旨在广大学生有机会接触和了解最新的计算机技术和产品，促进我校与其知名公司和科研机构的技术交流与合作；旨在为广大学生提供一个能培养科学的学习方法、体验实践的专业化，多元化学习平台。
第一章 组织机构
主席：
（一）负责俱乐部的全面工作，拟定阶段性工作计划，制定本协会的整体发展规划。
（二）主持召开俱乐部主席例会，部长例会，协调俱乐部各项活动的开展。
（三）制定学期初的工作计划及提交学期末的工作总结报告。
（四）宏观督促各部的工作，妥善协调处理俱乐部与学校以及IBM高校组织部的关系。
（五）与其它高校俱乐部或相关组织进行礼节性往来。
副主席：
（一）协助主席做好俱乐部日常工作的统筹安排。
（二）对主管各部工作予以指导监督。
（三）副主席拥有自主权，对于重大事务来不及与主席协商时，可因地制宜先行决定。
（四）协调和协助各部的工作。
（五）主席不在时，可代行主席职责。
技术部：
（一）责科技创新宣传，确立科技开发课题，组建项目开发小组，配合学校科研开发工作，以及独立完成本部门课题。
（二）对项目开发小组进行技术支持，并对其进行跟踪管理。
（三）组织会员参加各种相关大赛。
（四）举办培训班或讲座，针对会员的要求，对会员进行集中的培训（同时也真诚欢迎非会员同学参加）。
人力资源部：
（一）参考IBM HR若干做法，制定绩效评价机制和激励机制，为俱乐部建立一套招人、用人、培养人的机制，建立人才库；
（二）俱乐部招新，维护俱乐部成员列表；
（三）俱乐部成员平常业绩的考核（如参加活动次数，组织情况，培训讲座情况等）；
（四）负责“蓝色之路”，“天才孵化”计划等的人才推荐；
（五）提供依据，协助评选IBM奖学金，参与IBM夏令营，IBM实习机会推荐；
策划部：
（一） 处理本协会日常工作，收集各部门工作总结报告，并进行整理，负责会员档案的整理和保管工作
（二） 负责相关文件的起草；收发和管理会员证。
（三） 收集俱乐部内部人员对本协会的批评建议，并向主席团提交书面报告。
（四） 在主席的领导下，统筹管理本协会的财务工作；负责财产、财务的登记和检查。
（五） 负责办公物品的购置和管理。
公共关系部：
（一） 负责俱乐部对外活动的策划、实施和提交工作总结报告。
（二） 定期向IBM中国汇报我俱乐部的情况。
（三） 部分活动的赞助（包括人力、物力、才力）。
（四） 非学术性活动的组织。
（五） 负责与校内各部门的联系工作，为俱乐部活动顺利开展铺路搭桥。
（六） 负责与其他高校俱乐部及相关组织的联系。
第二章 财务制度
俱乐部的经费由策划部长管理，每一笔资金的流向都要有发票凭证，较小花销由主席签字做凭证。在每个月主席团会议上，公关部长向大家汇报帐物管理，每个学期末主席复查帐目。
（一）可报销费用
1、邮寄（随发票寄来有关单据）
2、证书（聘用老师、领导等做顾问）
3、传单（有公司人员访问或全校性活动）
4、横幅（小型活动不得超过2条。大型活动，不得超过5条）
5、展板（可制作两块展板，内容分别为研究院介绍和俱乐部介绍。）
6、复印、印刷
（二）不可报销费用
1、充电器、电池、 IP费、电话卡、R45、网线、插座等
2、广告牌、铜匾、刻章
3、办公用品（黑板、台子、凳子、脸盆、扫帚、纸篓、锁、钥匙、纸杯、摄像带、文件袋、装修用品、胶带、双面胶、图钉、笔、纸、本、颜料、墨水、绳子、纪念品、磁带、软盘、保险管等）
4、Taxi、水、餐费
5、照片扫描费、胶卷、冲洗
6、挂横幅等劳务费，礼仪队，媒体邀请费
（三）需特批费用
鲜花、请柬、胶印入场券、反馈表签到册、租用电脑、租用展板
第三章 档案及资料管理制度
（一）建立电子数据库，记录每一位会员的详细资料，包括活动出勤率和定期考核得分。
（二）将每一次会议的所有资料的复印件（包括宣传资料，知识讲座的底稿，学术讨论的记录），按时间顺序存放于资料柜。
（三）其它非文档类的资料，如每次活动的照片，记录片等等都存入资料柜。
（四）有关俱乐部的电子照片、电子档案等电子文件存如入服务器，并定期维护。
（一） 俱乐部购置的书籍、体育用品，IBM赠送的资料，存入资料柜；做到借出有记录，归还无破损。
第四章 会员考勤制度
为了提高会员参加活动的积极性，并培养会员的竞争意识，现决定采取会员打分制，并在每个学期末评出最佳会员的措施。最佳会员人数由主席根据会员人数在学期末决定。
（一）最佳会员奖赏方法：
1、以精神奖励位主，物质奖励为辅。
2、优先加入核心成员。
3、对俱乐部有特别贡献者（尤其是在学术方面）。
4、给予最佳会员的证书，并在网站上公开表彰。
（一）会员评分细则
1、出勤一次加5分。
2、积极参与或辅助核心会员一次，加5分。
3、投稿一次加10分。
4、参加大赛得奖，为俱乐部解决困难，加30分。
5、友情加分，在最后的评优大会上，可以让会员彼此打分，我们将选出最有亲和力的成员。
6、有良好的建议，并最后被主席团采纳，加15分。
第五章 活动开展
（一） 讲座
这是俱乐部活动的主要形式，范围覆盖文化与技术两个层面，例如：编程及其在各领域的应用、网页制作、互联网的建立和维护、数据库、网络安全与维护、企业文化和企业经营策略等方面。
（二） 技术成果展示会
主要展示IBM研发人员的近期研发成果的一个展示会，以使学生们了解IBM的最新研究成果。该活动也可以展示我校几个主要相关学科的最新科研成果，使大家对我校的科研活动有一定的了解。
（三） 技术讨论会
以研讨的形式进行，分不同的专题，给会员一个充分发挥个人才能和创造力的机会，会员可以以各种适当的方式发表个人的见解，同时通过会员之间的互相探讨，形成会员间互助的良好风气，也增进会员间的感情。
（五） 网上技术交流
采取建立BBS、网上技术论坛、邮件列表和设立技术信箱等形式，在BBS上进行信息的发布和各方面的技术讨论，网上技术论坛和邮件列表提供一个面向互联网范围的技术讨论场所。
（六） 竞赛
通过举办和参加多种多样的比赛活动，提高会员们的竞争意识和动手能力。同时可以申请承办全国高校间的技术大赛并组队参加，提高交大学子的技术和综合水平。
（七） 培训和参观考察
为成员提供技术或管理等各方面的培训，同时申请参观IBM（中国）或分公司的机会，为优秀会员提供参加夏令营的机会。
第六章 附则
（一） 本章程解释权属西安交通大学IBM俱乐部。
（二） 本章程是西安交通大学IBM俱乐部筹备委员会共同讨论商定。
加盖公章处
年 月 日
报销及物资管理办法
1． 除特别说明外，一般合格的报销发票只有两种：A）校外 必须是报销发票，不可以是刮奖发票或任何形式的收据。正规报销发票的台头是“陕西省西安市商业零售普通发票”。B) 校内 应该开报销发票规格同A，也可以开收据，但必须是学校公办的部门收据，比如中二做横幅的收据，科学馆101开的场地费收据，一般台头是“西安交通大学收款收据”。只有校内收据和报销发票可以顺利通过有关财务机构。
2． 活动中需要购买的东西需列出清单，由财务管理部门审批，获准后购买方可报销。
3． 横幅，展板，胶带，胶水用过以后一律回收。使用期间由活动负责人管理，若发生丢失损坏，追究造成丢失人员与活动负责人责任，并实行丢失当事人与活动负责人共同赔偿的方式。使用完毕交到宣传部门，登记入册，宣传品清单需向管理物资的同学提交。若发生丢失，追究保管人员与其上级责任,并实行保管当事人与其上级连带赔偿的方式。比如：丢失50元 分割比例由丢失者和他的上级共同赔偿
4． 礼品保管人需制作礼品清单，列礼品数目，登记每一份礼品的去向。礼品清单需向管理物资的同学提交。